Czy musisz płacić VAT w Polsce, świadcząc usługi z UK dla polskiego klienta?

Na czym polega problem?

Klient nie rozumiał skomplikowanych zasad dotyczących miejsca świadczenia usług oraz obowiązków związanych z rozliczaniem VAT przy usługach dla klientów zagranicznych.

Co to oznacza dla mnie?

Abyś uniknął błędów i potencjalnych kar finansowych, ważne byś zrozumiał jak działają zasady VAT w obu krajach, zwłaszcza gdy masz klientów za granicą Wielkiej Brytanii.

Jakie wnioski mogę wyciągnąć z artykułu?

Z artykułu dowiesz się, jakie mają zastosowania specyficzne wyjątki w przepisach VAT i gdzie powinieneś się rozliczać oraz jak wystawiać faktury.

Jak wystawiać fakturę VAT do polskiego klienta?

Nasz klient, Jarek, który specjalizuje się w usługach projektowania stron internetowych, zadał mi pytanie dotyczące prawidłowego wystawiania faktur VAT dla klientów zarówno w Wielkiej Brytanii, jak i za granicą. W związku z dynamicznym rozwojem swojej działalności i rozszerzeniem zasięgu usług na rynki zagraniczne, chciał się dowiedzieć jakie są zasady dotyczące miejsca świadczenia usług oraz jak powinien rozliczać się z podatku VAT w kontekście międzynarodowym.

Warto zauważyć, że usługi, które Jarek oferuje, mogą być klasyfikowane jako eksportowe, co w przypadku Wielkiej Brytanii oznacza możliwość wystawiania faktur z zerową stawką VAT. A więc wystawiając fakturę za granicę, Jarek może korzystać z założenia, że jego usługi są na zerowym VAT. Jednakże musimy pamiętać o tym, że od każdej reguły mogą wystąpić wyjątki - w tym wypadku wynikające z przepisów dotyczących miejsca świadczenia usług.

Podstawowe zasady dotyczące miejsca świadczenia usług

Zrozumienie miejsca świadczenia usług jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia podatku VAT w Wielkiej Brytanii. Zasady te są określone w sekcji 7a VAT Act 1994:

1. W przypadku usług świadczonych na rzecz firm zarejestrowanych na VAT (B2B), miejscem świadczenia usług jest zazwyczaj kraj, w którym siedzibę ma nasz klient.

2. Dla usług świadczonych konsumentom niezarejestrowanym na VAT (B2C), miejscem świadczenia usług jest zazwyczaj kraj, w którym znajduje się dostawca usług.

Faktura VAT na usługi - wyjątki

Czy te zasady jednak odpowiadają na nasze pytanie, gdzie i kto płaci VAT? Niestety nie. Ponieważ istnieją specyficzne usługi, które są wyjątkami od powyższych zasad. Zgodnie z HMRC Manual i VAT Act z 1994 roku, usługi takie są traktowane jako świadczone w kraju odbiorcy. Oznacza to, że usługi te nie podlegają opodatkowaniu VAT w Wielkiej Brytanii, jeśli odbiorca znajduje się poza jej granicami, czyli w naszym przypadku w Polsce.

Przykłady usług objętych tymi wyjątkami:

Konsultanci: Usługi konsultingowe obejmują badania rynku, rozwój, usługi doradcze, tłumaczenia pisemne, konserwację oprogramowania oraz niektóre usługi edukacyjne świadczone międzynarodowo.

Inżynierowie: Dotyczy to projektowania inżynieryjnego oraz usług doradczych, które obejmują zarówno doradztwo intelektualne, jak i nadzór nad wdrażaniem.

Księgowi i prawnicy: Profesjonalne usługi prawne i księgowe, które nie są bezpośrednio związane z nieruchomościami, są świadczone tam, gdzie znajduje się klient.

Przetwarzanie danych: Obejmuje operacje takie jak modyfikacja, uzupełnianie, usuwanie danych lub ich przetwarzanie

Dostarczanie informacji: Dotyczy to usług takich jak dostarczanie informacji turystycznych, informacji o giełdach, usług agencji detektywistycznych oraz internetowych serwisów informacyjnych.

VAT na usługi związane z webdesignem‍

Ponieważ usługi związane z projektowaniem stron internetowych w przypadku Jarka są klasyfikowane jako mające miejsce na terenie Polski, istotne jest, aby nasz klient zapoznał się z zasadami rozliczania VAT obowiązującymi w Polsce.

W tym wypadku, jeżeli Jarek będzie sprzedawał usługi do klientów indywidualnych, będzie on zmuszony zarejestrować się na VAT w Polsce i rozliczać się z tego podatku na terenie tego kraju. Ponieważ nie ma on swojego biznesu zarejestrowanego na terenie Polski, z perspektywy polskiego prawa usługa jego jest importowana do Polski. A ponieważ jego biznes jest biznesem zagranicznym, to obowiązujący próg 200,000 zł rejestracji na VAT w Polsce nie ma dla niego zastosowania. Oznacza to że Jarek od pierwszej zarobionej złotówki na terenie Polski powinien rozliczyć się z VAT w tym kraju.

Zatem zgodnie z polskim prawem, firmy zagraniczne (czyli te, które nie są zarejestrowany w Polsce i nie prowadzą tam działalności) musza zarejestrować się do VAT w Polsce, jeśli dokonują sprzedaży towarów lub usług na terenie Polski.

Należy jednak pamiętać, że Jarek nie jest zobowiązany do rejestracji na VAT w Polsce, jeśli dostarcza:

a. usługi i towary, za które polski nabywca jest zobowiązany do rozliczenia i zapłaty podatku w ramach mechanizmu odwrotnego obciążenia (reverse charge)- czyli firm zarejestrowanych na VAT w Polsce

b. niektóre usługi, które są objęte zerową stawką podatku VAT(na przykład usługi świadczone w polskich portach morskich w zakresie transportu międzynarodowego, usługi kontroli ruchu lotniczego świadczone dla zagranicznych dostawców transportu lotniczego oraz usługi transportowe związane z importem towarów, jeśli koszt transportu jest uwzględniony w podstawie opodatkowania towarów).

Przedstawicielstwo podatkowe w Polsce

Aby jeszcze bardziej skomplikować sytuację, polskie prawo wymaga, aby osoba taka jak Jarek, która nie prowadzi działalności gospodarczej na terenie Polski, nie mogła samodzielnie rozliczać się z podatku VAT. Zamiast tego musi mieć wyznaczonego przedstawiciela podatkowego w Polsce, który będzie odpowiedzialny za jego rozliczenia podatkowe.

Taki przedstawiciel, często będący księgową, podejmuje się odpowiedzialności za poprawność i terminowość rozliczeń VAT Jarka. W praktyce oznacza to, że jeśli Jarek nie zapłaci należnego podatku VAT, to przedstawiciel podatkowy będzie współodpowiedzialny za jego zobowiązania. Polski Urząd Skarbowy ma wtedy prawo dochodzić należności nie tylko od Jarka, ale również od jego przedstawiciela.

Wybór odpowiedniego przedstawiciela jest zatem kluczowy. Osoba taka musi nie tylko znać polskie przepisy podatkowe, ale także być gotowa do przyjęcia na siebie ryzyka związanego z ewentualnymi zaległościami podatkowymi. Dla Jarka może to być księgowy w Polsce, który zgodzi się na pełnienie funkcji przedstawiciela i zadba o to, aby wszystkie formalności były dopełnione zgodnie z przepisami.

Zobowiązania przedstawiciela podatkowego obejmują nie tylko rozliczanie podatku VAT, ale także składanie odpowiednich deklaracji i prowadzenie dokumentacji podatkowej.

O czym pamiętać przy rozliczaniu VAT na usługi zagraniczne?

Jarek musi pamiętać, że problem rozliczania VAT przy usługach świadczonych dla zagranicznych klientów jest złożony ze względu na różnorodne przepisy dotyczące miejsca świadczenia usług. Wymaga to dogłębnego zrozumienia zasad obowiązujących zarówno w Wielkiej Brytanii, jak i w Polsce, aby uniknąć błędów oraz potencjalnych kar finansowych. Dla osób, które sprzedają podobne do Jarka usługi polskim klientom, znajomość tych przepisów jest kluczowa.

Świadczenie usług poza granicami kraju wiąże się z koniecznością uwzględnienia specyficznych wyjątków w przepisach VAT. Przykładowo, usługi eksportowe mogą być objęte zerową stawką VAT w Wielkiej Brytanii, jednak trzeba także zrozumieć, gdzie rzeczywiście podlega opodatkowaniu dostawa tych usług. Dla Jarka oznacza to, że musi zwrócić szczególną uwagę na to, w którym kraju usługi są faktycznie świadczone i jak to wpływa na jego obowiązki podatkowe.

Ważnym aspektem jest rozliczanie VAT w Polsce, gdzie zasady mówią, że Jarek musi zarejestrować się do VAT i rozliczać ten podatek, jeśli jego usługi są świadczone na terenie Polski.

‍Dla usług B2B, gdzie odbiorca jest zarejestrowany na VAT w Polsce, zastosowanie ma mechanizm odwrotnego obciążenia.

Natomiast dla klientów indywidualnych, Jarek musi zarejestrować się do VAT od pierwszej złotówki zarobionej w Polsce, ponieważ próg rejestracji 200,000 zł nie dotyczy zagranicznych przedsiębiorstw.

Dodatkowo powiedzieliśmy sobie, że Jarek musi wyznaczyć przedstawiciela podatkowego w Polsce, który będzie odpowiedzialny za jego rozliczenia VAT. Przedstawiciel musi być osobą kompetentną i świadomą swojej roli, ponieważ jest solidarnie odpowiedzialny za zobowiązania podatkowe Jarka. Właściwy wybór przedstawiciela pomoże Jarkowi uniknąć problemów związanych z niewłaściwym rozliczaniem VAT i zapewni zgodność z polskimi przepisami podatkowymi.