Kiedy muszę rejestrować się na VAT?

Często zgłaszają się do mnie klienci, którym księgowa powiedziała, że VAT liczy się od początku do końca roku rozliczeniowego firmy...

Oczywiście jest to nieprawda! „Rok rozliczeniowy” VAT-u ma charakter „kroczący” i okazało się, że ów klient nie tylko powinien był być zarejestrowany na VAT już od kilku miesięcy, ale że mogą być na niego nałożone kary pieniężne za niedopilnowanie rejestracji VAT.

Kiedy firma wchodzi na VAT - kwota graniczna

W tym artykule wyjaśnię zatem, kiedy musimy zarejestrować się na VAT. Kwestią odrębną jest „dobrowolna” rejestracja na VAT. W pewnych sytuacjach może mieć to zalety – o czym będę pisał w innym artykule.

Wszystko zaczyna się od tak zwanego taxable turnover czyli przychodu, który podlega podatkowi VAT. Taki przychód powyżej £90,000 oznacza konieczność zarejestrowania firmy na potrzeby VAT. Wcześniej, przed kwietniem 2024, kwota ta wynosiła £85,000.

Przychód powyżej £90,000 oznacza konieczność zarejestrowania firmy na potrzeby VAT

To ważne rozróżnienie, ponieważ VAT Act 1994 definiuje cztery kategorie przychodów – Zero Rate VAT (0%), Reduced Rate (5%), Standard Rate (20%) i VAT-Exempt.

Przy obliczaniu taxable turnover bierze się pod uwagę trzy pierwsze grupy, a zatem także i przychody objęte zerową stawką VAT. Zwolnione z VAT są natomiast pewne usługi: ubezpieczenia, pochówek i kremacja zwłok, usługi medyczne…

Jeśli Twój biznes to np. klinika dentystyczna, jest duże prawdopodobieństwo, że większość naszego utargu to usługi zwolnione z VAT. Przychody objęte VAT mogą obejmować na przykład sprzedaż kosmetyków.

Zatem, jeśli dentysta ma utarg £100,000, ale sprzedaje produkty które są objęte VAT i ze sprzedaży tej miał dochód £20,000, wówczas nie będzie musiał rejestrować się na VAT, ponieważ nie przekroczył magicznej cyfry utargu £90,000:

Usługi zwolnione z VAT – £80,000
Sprzedaż produktów na VAT – £20,000

Po przekroczeniu kwoty przychodu £90,000 należy się zarejestrować, nawet, gdy zawiera ona w sobie produkty lub usługi objęte zerową stawką VAT. Wówczas rozliczamy się kwartalnie, lub możemy też uprościć sobie rozliczenie VAT (o czym pisałem we wcześniejszym artykule).

Jak sprawdzać, czy należy się zarejestrować na VAT

Pamiętaj, że właściciel biznesu powinien co miesiąc sprawdzać, czy przekroczył £90,000 poprzez sprawdzenie kwoty utargu z ostatnich 12 miesięcy.

Właściciel biznesu powinien co miesiąc sprawdzać, czy przekroczył kwotę £90,000 poprzez sprawdzenie kwoty utargu z ostatnich 12 miesięcy

Niektórzy księgowi nieprawidłowo rozliczają polskie firmy w UK, podając, że liczy się to od nowa dla całego roku rozliczeniowego firmy.

Co miesiąc mamy zatem do zrobienia dwa testy:

1. Czy przekroczyliśmy £90,000 (historic test)?
2. Czy mamy podstawy sądzić, że w ciągu 30 kolejnych dni (future test) przekroczymy tę kwotę? -- np. mamy podpisany kontrakt, który zaczyna się w ciągu kolejnych parunastu dni i podwyższy nam sprzedaż. Wówczas HMRC będzie już chciało dostać swoja działkę w postaci VAT.‍

Co czeka firmę, która się nie zarejestrowała na VAT?

Takiej firmie grożą dotkliwe kary finansowe. Grzywny mogą osiągnąć nawet i 100% kwoty VAT, która powinna być zapłacona.

Przykład.

Firma miała przychód ze sprzedaży objętej stawką VAT 20% w wysokości £100,000 i nie zarejestrowała się na czas jako podatnik VAT. HMRC obliczy, że £10,000 powinno było być opodatkowane VAT-em, a zatem z tej sprzedaży powinno było być zapłacone £1,667 VAT-u. Dodatkowo najwyższa możliwie wymierzona kara może być dodana przez HMRC, w wysokości do 100%, czyli potencjalnie kolejne £1,667. W sumie do zapłaty będzie aż £3,333!

Ile jest czasu na rejestrację VAT?

Na rejestracje masz 30 dni od końca miesiąca, w którym został przekroczony limit £90,000. Musisz poinformować o tym HMRC i będziesz zmuszony naliczać VAT od pierwszego dnia kolejnego miesiąca. Zatem jeśli kwota £90,000 została przekroczona w marcu, musisz poinformować o tym urząd do końca kwietnia i zostaniesz płatnikiem VAT od dnia 1 maja.

Przykład.

Przemek zaczął prowadzić biznes w marcu 2018 roku. Co miesiąc sprawdzał czy przekroczył w ostatnich 12 miesiącach kwotę £90,000. Stanie się to dopiero w maju 2018 roku, więc był zobowiązany poinformować o tym urząd do końca czerwca i powinien być płatnikiem VAT od 1 lipca 2018.

W przypadku mojego klienta z kilkumiesięcznymi zaległościami, sprawa będzie znacznie bardziej skomplikowana. Trzeba będzie sprawdzać wszystkie dokumenty już uprzednio wprowadzone do księgowości przez niekompetentną księgową.

Jako płatnik VAT nasz klient mógł odliczyć VAT od wszystkich aktywów objętych VAT kupionych w ciągu ostatnich 4 lat i nadal używanych w firmie. Z odliczeniem VAT za usługi można cofnąć się o 6 miesięcy. Oczywiście warto było to zrobić by zredukować obciążenie podatkiem, praca ta jednak była mocno czasochłonna - znacznie łatwiej byłoby ją było wykonać w momencie, gdy nasz klient faktycznie dokonywał zakupów.

Jako płatnik VAT możesz odliczyć VAT od wszystkich aktywów objętych VAT, kupionych w ciągu ostatnich 4 lat i nadal używanych w firmie. VAT za usługi możesz odliczyć za ostatnie 6 miesięcy

Miejmy nadzieję, że HMRC wykaże się wyrozumiałością, nasz klient nie zostanie ukarany grzywną, a koszt „przegryzania się” przez historyczne już dokumenty nie będzie zbyt wysoki.

Najważniejsze jednak, że problem nie będzie narastał dalej.