Źle prowadzona księgowość
W TaxOne często wyciągamy z bałaganu firmy prowadzone przez nierzetelnych księgowych. W tym artykule opiszę kilka błędów, które mogą być indykatorem źle prowadzonej księgowości.
Widzisz, ze Twój biznes się kręci, ale rozliczenia wyraźnie kuleją, pomimo tego, ze starasz się jak możesz, żeby wszystko było dopięte na ostatni guzik. Może Twój problem to źle prowadzona księgowość?
Jak rozpoznać złego księgowego?
Poniżej znajdziesz opis kilku okoliczności, których wystąpienie to zazwyczaj symptom księgowego - dyletanta.
Otrzymujesz informacje na temat rozliczeń podatkowych w ostatnim momencie
Na rozliczenie firmy LTD mamy 9 miesięcy od końca roku finansowego firmy. Zatem jeśli Twoja firma jest przez księgowych rozliczana w ostatnim, dziewiątym miesiącu, coś tu jest nie tak. Dobrze robiony z miesiąca na miesiąc bookkeeping pozwala na zrobienie rozliczenia firmy w ciągu pierwszego miesiąca od końca roku finansowego. Nie oznacza to, że Twoi księgowi muszą przynosić Ci "Final Accounts" do podpisania w ciągu pierwszych 30-tu dni od końca roku finansowego, ale dobra firma księgowa już w pierwszym kwartale da Ci znać jak wygląda sytuacja finansowa Twojej firmy i na jakiej wielkości podatek do zapłacenia musisz się przygotować.
Przykład.
Firma ABC Ltd została założona w maju 2018 roku. Rok finansowy będzie się zatem kończył w maju 2019 (dokładnie 12 miesięcy później). Od końca maja 2019 mamy 9 miesięcy na złożenie rozliczenia podatkowego (tzw. Final Accounts) do Companies House i do HMRC, czyli deadline wypada w lutym 2021 roku. W tym czasie firma musi również zapłacić podatek korporacyjny (Corporation Tax).
Załóżmy, że firma ma do zapłacenia £10,000 podatku korporacyjnego - o tak dużym wydatku warto byłoby wiedzieć wcześniej, niż w ostatnim miesiącu przed terminem zapłaty, prawda?
Spóźnione składanie dokumentacji do Companies House
Companies House i HMRC wysyłają do właścicieli firm oraz do ich agentów informacje na temat terminów składania takich wniosków jak Confirmation Statement czy Final Accounts. Przychodzą do Ciebie listy z karami za opóźnienia? To kolejny symptom.
Companies House nakłada następujące kary za opóźnienia:
Do 1 miesiąca – £150
Od 1 do 3 miesięcy – £375
Od 3 miesięcy do 6 miesięcy – £750
Powyżej 6 miesięcy – £1,500
Kary nakładane przez Companies House są podwajane, gdy zdarzają się 2 lata z rzędu.
Wziąwszy pod uwagę, że na złożenie dokumentacji firma ma aż 9 miesięcy, od kary trudno się odwołać. Oczywiście nie jest to niemożliwe, ale to długi i wyczerpujący proces. Aby odwołać się od kary dyrektor firmy musi udowodnić, że do wykroczenia doszło z przyczyn znajdujących się poza jego kontrolą. Nie może jednak być taka przyczyną opieszałość księgowych. Według Companies Act 2006 to dyrektor jest osobą odpowiedzialną za składanie dokumentacji i rocznych rozliczeń - nie księgowi.
Tłumaczenia w stylu:
„to wina moich księgowych”
„moja firma była „dormant” (uśpiona)”
„to moje pierwsze rozliczenie”
„firma słabo sobie radzi finansowo”
„dyrektorzy mieszkają za granicą”
„nie wiedziałem, że muszę złożyć rozliczenie”
...raczej nie pomogą.
Twoi księgowi pracują bez pomocy asystenta
To także zły znak. Jedna osoba raczej nie jest w stanie prowadzić dobrze swojej firmy i zarazem właściwie zadbać o dokumentację jeszcze czyjegoś biznesu. To zabiera naprawdę mnóstwo czasu. Spójrz na swoją firmę - ile czasu Ty na nią poświęcasz? Księgowi mają dokładnie tak samo, a do tego muszą podobną pracę wykonywać dla swoich klientów.
Drugi powód, dla którego księgowi nie powinni pracować sami jest taki, że jeśli coś im się stanie, Twoja firma zawali wszystkie wymagane przez HMRC terminy.
No i kolejna kwestia - zespół powinien mieć wystarczająco wysokie kwalifikacje, by doprowadzić do końca rozpoczętą przez kogoś innego pracę.
Rachunki wystawiane klientom nie spełniają wymogów prawnych
To niesamowite, jak wiele polskich biznesów nie potrafi wystawić prawidłowego rachunku VAT. Pisałem o tym w artykule Co powinno znajdować się na rachunku VAT?
Nawet zwykły paragon powinien pokazywać numer VAT - jeśli Twoja firma jest na VAT zarejestrowana. Sprawdź zatem, czy rachunki, które dajesz swoim klientom zawierają niezbędne informacje? Pamiętaj, że na prośbę klienta musisz taki prawidłowy rachunek wystawić. Jeśli Twoi księgowi nie potrafią wyłapać takich banalnych błędów, jest to kolejny symptom.
Księgowi nie kontrolują Twoich comiesięcznych przychodów
Założyłeś w ciągu ostatnich 12 miesięcy interes? Kontrolujesz swój „VAT Threshold” – czyli kwoty granicznej, po której przekroczeniu powinieneś się zarejestrować na VAT?
W ostatnim roku obsłużyliśmy kilka biznesów, które przeszły do nas od innych księgowych, a ich właściciele nie wiedzieli nawet jakiej wysokości mają utarg. Prowadząc biznes, gdzie sprzedaje się dużą ilość towaru za niskie ceny, bardzo łatwo przeoczyć przekroczenie granicznej kwoty - wystarczy, aby dzienna średnia sprzedaż wyniosła £233.
Jeśli Twoi księgowi nie podpowiadają Ci co jakiś czas jakie masz utargi, to najwyższy czas się tym zainteresować. Zajrzyj do mojego artykułu, zatytułowanego: Czy jesteś pewien, że nie wszedłeś na VAT?
Księgowi namawiają Cię do oszustwa
Niestety i tak się zdarza. Ciekawe, że są klienci, którzy właśnie takich księgowych lubią. Nie zdają sobie sprawy z tego, że ostatecznie to dyrektorzy firm odpowiadają za oszustwa, a nie księgowi.
Jeśli więc księgowi podpisują za Ciebie rozliczenia finansowe (no właśnie... podpisałeś kiedyś swoje Final Accounts?) i namawiają do składania wniosków na dofinansowania, na które wiesz, że się nie kwalifikujesz, to chyba czas od takich uciekać.
Pamiętaj - w razie kłopotów z HMRC to zawsze TY jesteś osobą odpowiedzialną.
Jeżeli dodatkowo okaże się, że znany Ci był fakt, że Twoi księgowi dokonują oszustw na niekorzyść Skarbu Państwa - kary będą dużo wyższe, aż po odpowiedzialność karną włącznie.
Księgowi bez kwalifikacji
To zdarza się nagminnie! Dla jasności: księgowym w UK może nazwać się każdy. Państwo brytyjskie nie wymaga, żeby księgowość prowadziły wyłącznie osoby po odpowiednich szkołach, kursach i szkoleniach.
Jeżeli zauważasz, że często Twoje informacje, chociażby zaczerpnięte z Internetu, różnią się bardzo od tego, co twierdzi Twój księgowy, poproś go o wskazanie konkretnego przepisu prawa podatkowego. Powinien go znać, lub chociażby wiedzieć, gdzie go szukać.
Lepiej zawsze sprawdzić, czy księgowy może pochwalić się odpowiednimi kwalifikacjami.
Powinien on też być członkiem jednej z organizacji zrzeszającej księgowych, takiej jak:
ACCA, CIMA, ICAEW, ICAS, IFA, ATT/CIOT
Jest jeszcze AAT, które zrzesza księgowych o niższych kwalifikacjach. Tacy zwykle nie są w stanie obsługiwać dużych firm; mogą prowadzić księgowość osób samozatrudnionych lub małych firm limited z niewielkimi dochodami.
Kwalifikacje AAT (nie myl z ATT) są porównywane do pierwszego roku studiów (artykuł na ten temat znajdziesz tutaj).
Jest wiele osób, które się ogłaszają się jako agenci HMRC – to może być każdy i to bez żadnych kwalifikacji księgowych. Każdy może się zarejestrować w HMRC jako agent, co de facto nic nie oznacza.
Dodatkowo mamy również bookkeeperów – te osoby powinny być zarejestrowane w organizacjach:
ICB lub IAB
Jest to najniższy stopień kwalifikacji (bardziej rachunkowych niż księgowych), jednak nie można dyskredytować znajomości podstaw księgowości takich osób.
Pamiętaj jednak - gdy Twoja firma przekroczy już roczny próg, po którym trzeba zarejestrować się na VAT, znajdź osobę z wyższymi kwalifikacjami lub bookkeepera współpracującego z innymi księgowymi, którzy mogą autoryzować jego pracę.
Dobrze jest sprawdzić, jakie literki Twoi księgowi zamieszczają za swoim nazwiskiem - powinien tam być odzwierciedlony poziom kwalifikacji. Jeśli ich nie ma, po prostu zapytaj. Dobrze też jest zajrzeć na konto LinkedIn takiej osoby, poszperać w internecie i poczytać opinie.
Niekompetencja biura księgowego może Cię kosztować wiele nerwów, czasu i pieniędzy, dlatego sprawdź dokładnie osoby, którym chcesz powierzyć swój biznes. Jeśli wybierzesz dobrze, będziesz mógł/mogła skupić się tylko na jego rozwoju i zarabianiu pieniędzy, nie martwiąc się o kwestie podatkowe.
Oddaj swoje problemy w ręce specjalistów - rozwiążemy je.
