Ulga podatkowa na koszty służbowej podróży w UK

Twoja firma wypłaca pracownikom używającym własnych samochodów w celach służbowych zatwierdzone przez urząd podatkowy stawki za przejechaną milę. Sprawdź w jakich sytuacjach przysługuje Ci z tego tytułu dodatkowe odliczenie.

Według definicji HMRC, ulga przysługuje pracownikom, jeżeli wypłacona przez pracodawcę kwota za podróż służbową nie jest większa niż wynikałoby to z obliczenia według rządowo określonej stawki za przejechaną milę (Approved mileage rate – AMR).

Wypłacona stawka za milę niższa od oficjalnej

Co jeżeli otrzymany dodatek milowy jest niższy niż ta stawka?

W takiej sytuacji pracownik może ubiegać się o odliczenie podatkowe w takiej wysokości, ile wynosi różnica między faktycznie wypłaconym dodatkiem, a dodatkiem, który by mu przysługiwał zgodnie z oficjalnymi stawkami.

Przykład 1.

Ania jeździ do pracy swoim samochodem oraz przy jego pomocy odwiedza też klientów firmy. Firma wypłaca Ani zaniżoną stawkę za milę – nie ustawowe 45 pensów, ale 35.

W zeszłym roku podatkowym Ania przejechała w celach służbowych 2,000 mil i w związku z tym jej dodatek wyniósł 700 funtów (2,000 mil x £0.35). Gdyby Ania otrzymała dodatek według oficjalnej stawki, wyniósłby on w sumie 900 funtów (2,000 mil x £0.45). Zatem Ania może się zwrócić do HMRC o odliczenie podatkowe w wysokości 200 funtów (£900 -£700).

Wypłata za mniejszą ilość przejechanych mil

Inna sytuacja: pracownik otrzymał dodatek w wysokości mniejszej, niż faktyczna ilość przejechanych przez niego mil kwalifikujących się do AMR.

Dzieje się tak zwykle kiedy miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej nie jest normalnym miejscem pracy podróżującego pracownika.

Przykład 2.

Pod koniec swoich godzin pracy Ania pojechała odwiedzić klienta. Spotkanie odbyło się w odległości 8 mil od biura. Po zakończeniu spotkania z klientem pojechała prosto do domu, który znajduje się w odległości 38 mil od jej miejsca pracy. Firma wypłaciła jej stawkę za 16 mil, czyli za podróż z miejsca pracy do klienta, i z powrotem do miejsca pracy.

Prawo daje Ani możliwość ubiegania się o odliczenie za całą podróż pomiędzy klientem a domem Ani, czyli o kolejne 22 mile (38 mil – 16 mil). Zatem za tę jedną podróż Ania będzie miała odliczenie w wysokości 9.9 funta.

Takich podróży Ania odbywa około 50 rocznie, a zatem w sumie kwota ta wcale nie będzie taka mała, bo wyniesie 495 funtów (£9.9 x 50).

Podobnie będzie w sytuacji, gdy Ania rozpoczynałaby dzień pracy od podróży do klienta – dodatek przysługiwałby jej za całą podróż z domu do klienta, a potem do biura.

O takie odliczenie można się ubiegać w aktualnym roku podatkowym oraz za cztery poprzednie lata, jeżeli z jakichś przyczyn zapomniało się o tym poprzednio.

A zatem, jeżeli liczba faktycznie przejechanych w celach służbowych przez pracownika mil była większa niż typowa podróż z domu do miejsca pracy i pracownik nie otrzymał dodatku AMR za całą tę podróż, może się on ubiegać o ulgę podatkową w wysokości, której nie otrzymał za dodatkowo przejechane mile.

Pamiętaj! Podróż spełniająca warunki płatności AMR musi być podróżą konieczną celem wykonania przez pracownika jego służbowych obowiązków. Cel podróży musi być zatem biznesowy i nie wolno w tę podróż „wstawiać” żadnych dodatkowych, „niesłużbowych” przystanków, które zwiększyłyby ilość przejechanych mil.

Na stronie HMRC można znaleźć przykłady, które pomogą Ci precyzyjnie określić, co kwalifikuje się jako dojazd w celach służbowych, a co nie.