Jak księgować leasing samochodu
Po obejrzeniu mojego ostatniego filmu, w którym omówiłem, jak porównać oferty leasingowe, Marzena i Wojciech zaczęli się zastanawiać jak to możliwe, że można odliczyć opłaty leasingowe od przychodów firmy?
Jeśli podobne pytania nurtują i Was, dobrze trafiliście. W tym artykule wyjaśnimy, jak klasyfikować leasing samochodów w kontekście księgowości i jak prawidłowo go zaksięgować. Omówimy zarówno leasing operacyjny, jak i finansowy, zwracając uwagę na wszystkie niuanse, które mogą wpłynąć na Wasze rozliczenia podatkowe.
Czym różni się leasing finansowy od leasingu operacyjnego?
Aby dobrze zaksięgować koszty leasingu kluczowe jest rozeznanie się w dwóch głównych typach leasingu: leasingu finansowego i leasingu operacyjnego. Oba te terminy różnią się pod względem tego, jakie ryzyka i korzyści są przekazywane od leasingodawcy do leasingobiorcy.
Leasing Finansowy: Jesteś niemalże właścicielem
W przypadku leasingu finansowego, Marzena i Wojciech, traktowaliby swój nowy samochód niemal jak własność. Oznacza to, że przekazywane są im zasadniczo wszystkie ryzyka i korzyści przypadające na własność tego samochodu. W praktyce ponosiliby ryzyko związane z utratą wartości samochodu, kosztami napraw czy ubezpieczeń. Jednak równocześnie czerpaliby korzyści w postaci możliwości eksploatacji tego samochodu w celach zarobkowych dla ich firmy budowlanej.
Leasing Operacyjny: Mniej ryzyka, mniej obowiązków
Z drugiej strony, jeżeli zdecydują się na leasing operacyjny, to leasingodawca ponosi główne ryzyka związane z utratą wartości samochodu, kosztami napraw, itp. Nasi bohaterowie korzystają w ten sposób z samochodu, płacą regularne opłaty, ale nie są traktowani jak jego właściciele.
Kto ponosi ryzyko, ten ma korzyści
W skrócie, różnica pomiędzy leasingiem finansowym a operacyjnym zależy od tego, kto - leasingodawca czy leasingobiorca - ponosi główne ryzyka i korzyści związane z eksploatacją wynajmowanego samochodu. Wybór pomiędzy tymi dwoma opcjami może wpłynąć na sposób, w jaki będziemy księgować i rozliczać się z tego tytułu.
W kontekście brytyjskich zasad księgowych, FRS 102 stanowi kluczowy standard, który wytycza, jak prawidłowo zaksięgować leasing, niezależnie od tego, czy jest to leasing finansowy czy operacyjny, co jest istotne dla prawidłowego zarządzania finansami w Waszej firmie.
Jak księgujemy leasing samochodu firmowego
Przejrzałem umowę leasingową, którą podpisali Marzena i Wojtek. Umowa nosi tytuł "Vehicle Hire Agreement" i zawiera kilka kluczowych elementów, które pozwalają mi zidentyfikować ją jako operating lease. W umowie określono między innymi limit przejechanych mil, który nie może zostać przekroczony, a także to, że na koniec okresu leasingu samochód zostanie zwrócony. Jest również wymóg zapłaty początkowej raty obejmującej sześć miesięcy z góry. Umowa ma trwać 36 miesięcy.
Biorąc pod uwagę powyższe informacje, można stwierdzić, że mamy tu do czynienia z operating lease. Co to oznacza dla księgowości? W przypadku operating lease, wszystko jest dość proste. Koszty związane z leasingiem są traktowane jako wydatek operacyjny, a więc każda miesięczna płatność jest księgowana jako koszt. W praktyce wygląda to tak:
Debit (Dr): Koszty związane z leasingiem samochodu (w wysokości miesięcznej raty)
Credit (Cr): Rachunek bankowy (obciążony o wysokość miesięcznej raty)
Ostateczny wpis księgowy będzie wyglądał mniej więcej tak:
Dr: £500 - Car Lease Expense (Profit and Loss)
Cr: £500 - Bank Account (Profit and Loss)
Nie ma tu żadnych skomplikowanych wpisów na Balance Sheet, tak jak to sugerowali ich księgowi, ponieważ w ramach operating lease nie traktujemy samochodu jako aktywa firmy (asset).
A co jeśli się mylę? Sprawdzam obowiązujące standardy księgowe!
Kartezjusz (Rene Descartes), wielki francuski filozof, powiedział:
"aby dowiedzieć się, czy coś wiem na pewno, muszę najpierw poddać wątpliwości wszystko co wiem"
Idąc tym tropem, zanim zacząłem pisać ten artykuł i podważać autorytet księgowych Marzeny i Wojtka, dokładnie przeanalizowałem międzynarodowe standardy księgowe. Nikt, w tym i ja, nie jest nieomylny. Ale po gruntownym zbadaniu mogę z pewnością stwierdzić, że miałem rację, jeśli chodzi o księgowanie ich samochodu firmowego.
Dzięki temu mogą oni, a także Wy drodzy czytelnicy, być pewni, że proces jest zgodny z obowiązującymi przepisami. Dodatkowo, zadałem to samo pytanie na forum księgowym, tłumacząc wszystko po angielsku. Jeśli chcecie się dodatkowo upewnić, możecie pokazać swoim księgowym ten link.
Wszystko zatem wydaje się jasne, proste i zgodne z obowiązującymi przepisami. Dlatego też, jeśli Marzena i Wojtek zastanawiają się, jak prawidłowo zaksięgować tę transakcję, mogą być spokojni. Jeżeli jednak nie mają zaufania do ekspertyzy swoich księgowych, być może nadszedł czas, aby zacząć prowadzić księgowość na własną rękę. Z moją książką i kursem z programu do księgowości, to zadanie jest znacznie prostsze niż można by przypuszczać.
Księgowym, którzy chcą zgłębić ten temat, polecam zapoznanie się ze standardami księgowymi FRS 102. W sekcji 20, dotyczącej umów leasingowych, punkt 20.16 precyzyjnie wyjaśnia:
Chcesz dowiedzieć się, jak zaoszczędzić na podatkach? Odpowiedzi znajdziesz w mojej książce! Zamów już dziś.
