Wydatki pracowników – czy możesz od nich odzyskać VAT w UK?

Twoi pracownicy ponoszą wydatki, które de facto są wydatkami Twojej firmy. Część z tych wydatków zawiera w sobie podatek VAT. Czy możesz go odzyskać? Jakie sytuacje się do tego kwalifikują? Jakie dowody musisz zgromadzić, żeby to się udało? 

Kiedy możesz odzyskać VAT w Wielkiej Brytanii – zasady generalne

Firmy, które są zarejestrowane na VAT, mogą odzyskać go od kosztów ponoszonych w ramach działalności gospodarczej. Nie można odzyskać VAT-u od wydatków ponoszonych na cele prywatne i cele niezwiązane z prowadzoną działalnością handlową. Obowiązuje ta sama zasada, co w przypadku wszystkich kosztów, możliwych do odliczenia od podatku:

Wydatek musi być wholly, necessarily and exclusively czyli w całości, koniecznie i wyłącznie poniesiony na cele firmowe.

W przypadku wydatków ponoszonych na rzecz firmy przez pracownika, są one zaliczane jako wydatki służbowe tylko wtedy, gdy są one niezbędne pracownikowi do wykonywania swojej pracy i tylko w wyjątkowych sytuacjach, o których poniżej.

Nie można też odliczyć VAT-u od zakupów zwolnionych od podatku. 

Dowody zakupu towaru lub usługi z VAT w UK

Jeżeli chcesz odzyskać VAT od zakupu, zawsze musisz przedstawić dowody na to, że został on dokonany dla Twojej firmy i w związku z dostawami podlegającymi opodatkowaniu VAT, czyli właściwą fakturę VAT lub paragon VAT. Pamiętaj jednakże, że aby zwrot VAT-u mógł zostać dokonany w oparciu o paragon, sprzedający musi być sprzedawcą detalicznym i sprzedawać bezpośrednio osobie fizycznej, a kwota zakupu nie może przekraczać wartości 250 funtów (z VAT-em) – jak już opisaliśmy to w tym artykule. Przypomnijmy zatem, jakie są niezbędne informacje, które powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura lub paragon VAT:

Co powinna zawierać faktura VAT

Aby faktura VAT została pozytywnie oceniona przez HMRC do zwrotu VAT, powinna zawierać:

·       unikalny numer rachunku (musi to być numer sekwencyjny, czyli 1, 2, 3…);

·       data sprzedaży towaru/usługi;

·       data wystawienia rachunku (może się zdarzyć, że rachunek wystawisz w późniejszym terminie);

·       nazwa i adres biznesu, który sprzedaje towar lub usługę;

·       numer VAT (chyba najczęściej pomijany na wszelkich rachunkach, a najważniejszy);

·       nazwa i adres klienta, który towar lub usługę kupuje;

·       opis produktu/usługi – wystarczający do identyfikacji przez HMRC czy dany produkt lub usługa jest obciążona podatkiem VAT;

·       ilość sprzedanego artykułu/usługi, procent VAT jaki został naliczony oraz cena netto;

·       kwota całkowita brutto;

·       kwota rabatu;

·       kwota podatku VAT.

VAT od zakupów dokonanych przez pracowników

Jak już wspomnieliśmy powyżej, sytuacji, w których HMRC zaakceptuje zakup dokonany przez pracownika w imieniu firmy jako kwalifikujący się do zwrotu VAT, jest naprawdę niewiele. Generalna zasada jest taka, że na fakturze VAT powinna znajdować się nazwa i adres firmy, na rzecz której dokonywany jest zakup, a nie dane pracownika.

Jakie zatem są to sytuacje i jakie warunki należy spełnić?

Warunki niezbędne dla odzyskania VAT od zakupów pracowników w UK

Po pierwsze, należy spełnić łącznie niżej wymienione generalne warunki, czyli:

1.    Przedstawić dowody, że to Twoja firma ostatecznie ponosi pełny koszt danego wydatku, nawet jeśli został on poniesiony wstępnie przez pracownika lub podwykonawcę. Najlepiej, jeśli przedstawisz dowód na to, że firma dokonała zwrotu kosztów pracownikowi, który je poniósł;

2.    Udowodnić, że wydatek został poniesiony wholly, necessarily and exclusively czyli w całości, koniecznie i wyłącznie na cele firmowe;

3.    Wydatek nie powinien przekraczać kwoty 25 funtów.

Jednak zastosowanie do swojej sytuacji tylko tych wytycznych nie wystarcza.

Na stronie HMRC można znaleźć listę wydatków, które najczęściej są dokonywane przez pracowników na rzecz zatrudniającej ich firmy:

1. Paliwo drogowe i inne wydatki związane z motoryzacją – jeżeli używasz w celach służbowych własnego samochodu, firma może wypłacić Ci zwrot kosztów na podstawie kilometrażu służbowego (business mileage) według stawek podanych przez HMRC, implikuje to jednak prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu;
2. Koszty przeprowadzki wynikające z relokacji firmy lub przeniesienia personelu – na przykład kiedy chcesz sprowadzić pracownika z Polski i opłacasz mu przeprowadzkę.  Kwota możliwa do odliczenia z tego tytułu nie może przekraczać jednak 8 tysięcy funtów;
3. Różne przedmioty, takie jak drobne narzędzia lub materiały zakupione przez pracownika na miejscu pracy – na przykład papier do drukarki, który jest w biurze niezbędnie potrzebny, a się skończył;
4. Koszty utrzymania, jak posiłki i zakwaterowanie, umiejscowione poza normalnym miejscem pracy, ale tylko wtedy gdy: posiłek nie jest spożywany w ramach rozrywki biznesowej, pracownik wykonuje obowiązki służbowe w odległości większej niż pięć mil od swojego normalnego miejsca pracy przez okres czasu dłuższy niż pięć godzin, a wartość posiłku nie przekracza jednorazowo kwoty 25 funtów (więcej na ten temat tutaj). Aby wydatek taki nie budził wątpliwości HMRC, powinien być dokonany podczas podróży, która kwalifikuje się jako służbowa. Na przykład, jeżeli podwykonawca zatrudniony przez firmę budowlaną kupuje na miejscu budowy jedzenie, koszt taki się nie odlicza, bo jest to w zaistniałych warunkach jego zwykłe miejsce pracy. Jeżeli jednak wydatki na wyżywienie są ponoszone przez osobę, która prowadzi sprzedaż obwoźną i w tym celu podróżuje po kraju, jej podróże kwalifikują się jako podróż służbowa, a zatem wydatki ponoszone na posiłki stanowią koszt firmowy i można od nich odzyskać VAT. 

VAT możliwy do odzyskania w części

Jeżeli wydatki nie są w całości związane z działalnością gospodarczą, nie można od nich również w całości odzyskać VAT-u.

Przykład.

Jeżeli zwracasz pracownikowi pełną kwotę wydatku za używanie telefonu komórkowego, będziesz mógł odzyskać VAT jedynie za część rozmów prowadzonych w zakresie wypełniania obowiązków służbowych.

Procent wykorzystywania biznesowego może być obliczany w dowolny sposób, o ile metoda przez Ciebie zastosowana będzie uczciwa i rozsądna.

A zatem, podsumowując:

Możesz odzyskać podatek VAT tylko od niektórych zakupów, które Twój pracownik kupuje do użytku firmowego i jedynie w ściśle określonych sytuacjach.

Jeżeli zakup jest przeznaczony do użytku firmowego jedynie częściowo, możesz odzyskać VAT tylko za tę część, która jest wykorzystywana w działalności gospodarczej.

Na poparcie roszczenia o zwrot VAT od zakupu pracownika musisz przedstawić odpowiednią dokumentację. Jeżeli wnosisz o odzyskanie VAT-u jedynie w części, musisz wykazać, w jaki sposób obliczyłeś proporcję biznesową.

Jeśli zdarzy się, że odzyskasz VAT od zakupu towarów lub usług, za które faktycznie Twoja firma nie zapłaciła, należy dokonać jego zwrotu (clawback). Tutaj znajdziesz poradnik HMRC ze wskazówkami, jak to prawidłowo zrobić.

Więcej informacji na temat zwrotu VAT znajdziesz pod tymi linkami do stron HMRC:

Przewodnik po podatku VAT (VAT Notice 700);

Naliczanie, odzyskiwanie i ewidencjonowanie podatku VAT.

Na temat VAT już pisaliśmy w wielu naszych innych artykułach, których listę możesz znaleźć tutaj.