Furlough - najczęściej zadawane pytania

Job Retention Scheme (JRS) wszedł w życie 1 marca 2020, aby pomóc firmom dotkniętym pandemią Covid-19. Pierwotnie miał zakończyć się 31 października 2020, lecz został przedłużony do 31 marca 2021 z powodu nałożenia na Anglię ostrzejszych środków zapobiegawczych (lockdown) na początku listopada 2020. 17 grudnia potwierdzono, że JRS zostanie przedłużone aż do końca kwietnia 2021.

Co to jest Job Retention Scheme?

Job Retention Scheme to program rządowy, zapewniający pomoc pracodawcom w utrzymaniu pracowników, którzy nie mogą wykonywać swojej pracy z powodu koronawirusa. Pracownicy wysyłani są na „furlough” - przymusowy urlop, a pracodawcy otrzymują od rządu dotacje na pokrycie części kosztów wypłat dla pracowników. Pracownicy zatem otrzymują cześć swojego wynagrodzenia, pomimo tego, że nie wykonują przez ten okres żadnej pracy.

Co to jest furlough?   

Jest to rodzaj przymusowego urlopu, spowodowanego w tym konkretnym przypadku pandemią Covid-19. Dzięki JRS „furlough” pozwala uzyskać pracownikowi choć część wynagrodzenia.

Jaka jest kwota dofinansowania w ramach JRS?

Dotacja dla pracownika w ramach JRS wynosi 80% jego standardowego wynagrodzenia do maksymalnie £2500 miesięcznie za godziny nieprzepracowane. Pracodawca może się zdecydować na „top up”, czyli wypłacanie dodatkowych pieniędzy. Pracodawca musi obowiązkowo wypłacać pracownikowi 80% (maksymalnie £2500) za godziny nieprzepracowane.

Kto może skorzystać z programu JRS?

Wszyscy pracodawcy posiadający konto bankowe oraz system PAYE w Wielkiej Brytanii mogą ubiegać się o dotacje, niezależnie czy ich firma w czasie pandemii jest otwarta, czy zamknięta.

Od lutego 2021 roku HMRC będzie publikować listę pracodawców, którzy złożyli wnioski w ramach JRS za miesiąc grudzień oraz umieszczać szczegóły roszczeń zgłoszonych w imieniu pracowników za okresy rozliczeniowe rozpoczynające się 1 grudnia 2020 (lub później) na ich osobistym koncie podatkowym na GOV.UK.

Czy pracodawcy z sektora publicznego mogą korzystać z programu?

Rząd oczekuje, że pracodawcy, których koszty związane z wynagrodzeniami dla personelu są finansowane ze środków publicznych, nie będą korzystać z JRS.

Kto może mieć wypłacane furlough?

Aby móc ubiegać się o furlough pracownik musi być na liście płac pracodawcy PAYE do 23:59 w dniu 30 października 2020. Oznacza to, że przesłanie informacji w czasie rzeczywistym (RTI) po płatności za tego pracownika do HMRC musiało zostać dokonane między 20 marca 2020 i 30 października 2020.

Pracownicy otrzymujący furlough mogą mieć dowolny typ umowy. Mogą to być osoby pełniące funkcje biurowe (w tym dyrektorzy firm), płatni członkowie spółek LLP, pracownicy agencyjni, pracownicy tymczasowi w sektorze publicznym, a także kontrahenci zaangażowani w sektor publiczny w zakresie zasad pracy pozapłacowej IR35.

Obcokrajowcy również mogą ubiegać się o furlough. Dofinansowanie w ramach JRS nie jest liczone jako „dostęp do środków publicznych”.

Nauczyciele pomocniczy kwalifikują się do programu w taki sam sposób jak inni pracownicy i mogą przebywać na furlough także w okresie wakacji szkolnych, pod warunkiem spełnienia standardowych kryteriów kwalifikacyjnych.

Jeśli pracownik jest zatrudniony przez więcej niż jednego pracodawcę, może pobierać furlough od każdego z nich. Pracownik może przebywać na furlough u jednego pracodawcy, a dla innego wykonywać pracę i otrzymywać pełne wynagrodzenie.

Czy potrzebuję zgody pracownika, żeby umieścić go na furlough?

Musisz uzyskać pisemna zgodę pracownika i uzgodnić z nim obniżenie wynagrodzenia - zgodnie z zasadami prawa pracy.

Jeżeli pracownik przebywał na urlopie w okresie do końca października 2020, zaleca się zawarcie nowej umowy na okres od 1 listopada 2020.

Umowa powinna zawierać zmiany godzin pracy i obniżenie wynagrodzenia, jeśli pracodawca nie zdecyduje się na uzupełnienie wynagrodzenia do pełnej kwoty (wcześniej wspomniany „top up”). Pracodawca powinien również poinstruować pracowników, aby zaprzestali wykonywania wszelkich prac, jeśli przebywają na furlough. Umowę należy zachować przez pięć lat.

Jak wyliczyć o jaką kwotę mogę się ubiegać?

Pracodawca będzie musiał obliczyć wynagrodzenie pracownika i wyliczyć z tego 80%.

Gdy pracownicy są na „flexible furlough” (czasami wykonują swoją pracę) konieczne będzie również obliczenie ich wykonanych godzin pracy, aby wynagrodzenie obejmowało zarówno godziny przepracowane, jak i furlough.

Wynagrodzenie referencyjne jest wyliczane z określonego okresu i nie może zostać skorygowane, w momencie, gdy pracownik otrzymał podwyżkę, np. podwyżka w kwietniu nie ma wpływu na wynagrodzenie, które pracownik otrzymał w ostatnim okresie rozliczeniowym przed 19 marca 2020.

W przypadku pracowników otrzymujących stałe wynagrodzenie jest to 80% wynagrodzenia należnego w ostatnim okresie rozliczeniowym kończącym się 30 października 2020 lub wcześniej.

W przypadku pracowników o zróżnicowanym wynagrodzeniu jest to 80% średniego wynagrodzenia między datą rozpoczęcia zatrudnienia lub 6 kwietnia 2020 (w zależności od tego, która z tych dat jest późniejsza) do dnia przed rozpoczęciem przedłużenia urlopu JRS.

Maksymalna kwota dziennego wynagrodzenia z podziałem na miesiące:                                         

• Listopad 2020 - £83.34 za dzień
• Grudzień 2020 - £80.65 za dzień;
• Styczeń 2021 - £80.65 za dzień;
• Luty 2021 - £89.29 za dzień;
• Marzec 2021 - £80.65 za dzień;
• Kwiecień 2021 - £83.34 za dzień.

Przy obliczaniu wynagrodzenia w czasie furlough nie można uwzględnić:

Płatności dokonywanych według uznania pracodawcy lub klienta - w przypadku, gdy pracodawca lub klient nie byli zobowiązani umownie do zapłaty, w tym: napiwki od klientów, premie uznaniowe, płatności bezgotówkowe, świadczenia niepieniężne (takie jak samochód służbowy) i świadczenia otrzymane w ramach programów poświęconych wynagrodzeniom (w tym składki emerytalne), które zmniejszają wynagrodzenie pracownika podlegające opodatkowaniu.

Płatności, które mogą zostać użyte na poczet wynagrodzenia referencyjnego

Regularne wynagrodzenie, regulaminowe płatności za przepracowane godziny, w tym nadgodziny, opłaty, prowizje oraz płatności akordowe.

Czy wypłaty w ramach programy JRS są opodatkowane?

Tak, wypłaty w ramach „furlough” będą podlegały składkom PAYE oraz National Insurance.

Czy podczas urlopu zakazane są wszystkie rodzaje działalności zawodowej?

Pracownicy mają możliwość odbywania szkoleń w godzinach rejestrowanych jako furlough. Szkolenie mające na celu poprawę efektywności lub wydajności pracownika jest dozwolone pod warunkiem, że pracownicy nie świadczą usług na rzecz swojego pracodawcy ani nie generują dla niego przychodów.

Dyrektorzy firm przebywający na furlough mogą zgłaszać roszczenia JRS, prowadzić listy płac, a także wykonywać wszelkie ustawowe obowiązki w zakresie składania ksiąg rachunkowych lub udzielania innych informacji związanych z zarządzaniem spółką, bez wpływu na roszczenia z ich tytułu.

Czy urlop wypoczynkowy może być wykorzystany w tym samym czasie co furlough?

Tak, ale pracodawca musi dopłacić do 100% wynagrodzenia pracownikowi, ponieważ coroczny urlop (annual leave) w okresie furlough musi być wypłacany w normalnej wysokości.

Czy postępowanie dyscyplinarne musi być wstrzymywane, jeśli pracownik przebywa na furlough?

ACAS wydał regulacje w tej sprawie, według których pracodawca musi zdecydować, czy nadal byłoby uczciwe i rozsądne kontynuowanie lub rozpoczęcie postępowania dyscyplinarnego.

Wytyczne wskazują również, że pracownik przebywający na furlough może wziąć udział w postępowaniu dyscyplinarnym lub przesłuchaniu.

Stwierdza się jednak, że pracownik musi „robić to z własnego wyboru”, tj. musi to być dobrowolne uczestnictwo i odbywać się zgodnie z aktualnymi restrykcjami dotyczącymi zdrowia publicznego. Rzadko kiedy pracownik decyduje o uczestnictwie w formalnym postępowaniu dyscyplinarnym.

ACAS twierdzi również, że pracownik może być przewodniczącym, notariuszem lub świadkiem podczas formalnego przesłuchania, ale prawdopodobnie może to oznaczać „pracę” i „świadczenie usług” na rzecz pracodawcy, co jest niedozwolone podczas urlopu. W takim przypadku postępowanie zgodnie z wytycznymi ACAS może oznaczać, że pracodawca nie będzie mógł ubiegać się o „furlough” w ramach programu dla tego pracownika.

Czy można zwolnić kogoś, kto przybywa na furlough?

Chociaż program JRS ma na celu zapobieganie zwolnieniom, niektóre przedsiębiorstwa mogą uznać zwolnienia za konieczność. Wytyczne rządowe potwierdzają, że pracownicy mogą zostać zwolnieni podczas furlough. Procesy zwolnienia nadal podlegają standardowym zasadom.

Jeśli ktoś zostanie zwolniony po furlough, czy jego ustawowe wynagrodzenie z tytułu odprawy jest obliczane na podstawie obniżonej pensji, czy normalnego wynagrodzenia?

31 lipca 2020 weszły w życie przepisy, które wymagają, aby odprawa była obliczana na podstawie pełnego wynagrodzenia pracownika.

Od kiedy można ubiegać się o JRS?

Wnioski można składać od godziny 8:00 rano, od środy 11 listopada 2020.

Okres składania wniosków musi rozpoczynać i kończyć się w tym samym miesiącu kalendarzowym. Jeśli okres wypłaty obejmuje dni w okresie dłuższym niż jeden miesiąc, każde z tych roszczeń będzie musiało zostać obliczone osobno.

Okresy roszczeń nie mogą się pokrywać, a pracownicy, których dotyczy wniosek, będą musieli być uwzględnieni w każdym zgłoszonym wniosku.

Co jest potrzebne pracodawcy, aby złożył wniosek:

• numer referencyjny PAYE;
• liczba pracowników przebywających na „furlough”;
• nazwiska pracowników;
• NIN pracowników przebywających na „furlough” (jeżeli składany jest wniosek w związku z osobą z tymczasowym numerem NIN, wytyczne mówią, że należy zadzwonić do HMRC);
• numer UTR, numer rejestracyjny firmy lub nazwę pracodawcy (w zależności od przypadku);
• okres roszczenia (data rozpoczęcia i zakończenia);
• wnioskowana kwota (za minimalną długość urlopu wynoszącą trzy kolejne tygodnie);
• numer rachunku bankowego i numer rozliczeniowy;
• imię i nazwisko osoby kontaktowej;
• numer telefonu.

Po złożeniu wniosku pracodawca otrzyma numer referencyjny roszczenia. HMRC sprawdzi następnie, czy roszczenie jest prawidłowe i wpłaci odpowiednią kwotę przez BAC na Twoje konto bankowe w ciągu sześciu dni roboczych. Musisz przechowywać kopię wszystkich zapisów przez sześć lat. 

Jakie są terminy składania wniosków o zwrot za wypłacenie furlough pracownikowi?

Do 14 dnia każdego miesiąca, do godziny 23:59, pracodawca może wysłać wniosek o zwrot kwoty, którą przelał pracownikowi w ramach jego wynagrodzenia na podstawie wyliczeń z payslipa. W praktyce oznacza to, że o zwrot za payslip marcowy, można ubiegać się do 14 kwietnia.

Jeżeli termin przypada na weekend lub dzień ustawowo wolny od pracy, wówczas należy zgłosić wniosek następnego dnia roboczego.

HMRC może przyjąć wniosek o zwrot złożony po upływie odpowiedniego terminu, jeśli istnieje rozsądne wytłumaczenie i zostanie to zrobione najszybszym możliwym terminie, zatem jako pracodawca powinieneś skontaktować się z HMRC, aby poprosić o późny wniosek, gdy tylko będziesz gotowy do jego złożenia.